Afschaffing 5-minutenregistratie: Zo pakte Amaris Zorggroep dat slim aan

In hun projectgroep 'Afschaf 5-minutenregistratie' zijn de wijkverpleegkundigen goed vertegenwoordigd. Naast vier wijkverpleegkundigen bestaat de groep uit een controller, een medewerker van de zorgadministratie, een medewerker van Informatie & Automatisering en een manager zorg. ‘Als er extra expertise nodig was, hebben we mensen gevraagd om af en toe aan een bijeenkomst deel te nemen’, vertelt controller Karin Schipper. 'Denk hierbij voorbeeld aan onze business analist en de applicatiebeheerder van ons elektronisch cliëntdossier.'

Meer informatie over de aanpak?  

• De wijkverpleegkundigen bij Amaris Zorggroep ervaren sinds de nieuwe aanpak meer ruimte voor vakinhoudelijk werk. Meer weten? Lees dan over de meerwaarde van de aanpak.
• Lees meer over de invloed van de aanpak op roosters.

Standaarden voor verschillende doelgroepen

'We zijn de nieuwe manier van registeren eerst gaan uitproberen bij drie teams', vertelt Marie-Louise Hoogeveen, manager Zorg Thuis. 'De tijdsdeclaratie van de meeste zorgtaken viel wel te standaardiseren. Dat bleek lastiger voor de cliëntgebonden afstemming, zoals telefonisch overleg met de huisarts. Hiervoor hebben we verschillende standaarden gemaakt voor verschillende doelgroepen. Laag, middel en hoog complex. Op basis hiervan kun je dan uren inplannen. De teams gingen ook door met de normale manier van registreren. Zo konden we de resultaten met elkaar vergelijken en gaandeweg bijstellen.' 

Gemiddelden aan de hand van verleden 

'We hebben bij de doelgroepen gekeken hoe complex de problematiek was,' vult wijkverpleegkundige Marieke Hup aan. ‘Kan iemand diens eigen zaakjes regelen? Of is er meer ondersteuning nodig? Daarnaast weet je bijvoorbeeld van een cliënt met dementie dat er altijd wel een casemanager betrokken is met wie je regelmatig moet overleggen. Deze informatie vind je in dossiers. De standaarden voor cliëntgebonden afstemming hebben we met een groep wijkverpleegkundigen vastgesteld op basis van hun ervaringen.’ 

Fte-model 

Karin: ‘In plaats van uit te gaan van productiviteit, werken we nu met een fte-model. Daarmee berekenen we hoeveel zorgmedewerkers we mogen inzetten op basis van de vooraf geplande zorgvraag. Daarbij hebben we KPI’s (kritische prestatie indicatoren) opgesteld om de managers goed te voorzien van informatie. Hier monitoren we op om waar nodig bij te kunnen stellen.’ Marieke: ‘Deze nieuwe manier van werken vraagt wel om een stukje vertrouwen. Zo loop je qua diensten nog weleens uit bij cliënten. Aan de andere kant ben je ook regelmatig eerder klaar. Maar we hebben gemerkt dat je dit meestal tegen elkaar kunt wegstrepen.’

Ongeplande zorg 

Geen tenzij meer betekent dat je als organisatie alles van tevoren inplant. En dat terwijl zorg natuurlijk onvoorspelbaar is. Toch ontdekte Amaris Zorggroep dat je meer kunt standaardiseren, dan dat je in eerste instantie zou denken. Marieke: ‘Neem bijvoorbeeld ongeplande zorg zoals alarmeringen. Ook hiervoor hebben we naar het verleden gekeken. Op basis daarvan kun je inschatten hoe vaak welk type cliënt alarmeert. Gaat iemand wekelijks alarmeren? Dan is er natuurlijk meer aan de hand en ga je uiteraard de geïndiceerde zorg bijstellen.’ 

Wijkteam registreert niets meer zelf

Marieke: ‘Daarnaast komt er soms extra zorg bij. Denk aan een preventief huisbezoek dat een wijkverpleegkundige soms moet afleggen. Daarvoor mailen we de zorgadministratie om een eenmalige declaratie te doen. Verder hebben we ook een standaard ontworpen voor wanneer er een cliënt in zorg komt. Dit door te kijken hoeveel tijd we daar gemiddeld voor kwijt zijn. Zodra er een cliënt in zorg komt, krijgt de administratie een seintje die de gemiddelde tijdsstandaard dan registreert. Als wijkverpleegkundigen en wijkteam registreren we dus niets meer zelf.‘

Klein beginnen werkt goed 

De projectgroep is blij dat ze eerst op kleine schaal zijn begonnen met de nieuwe aanpak. Karin: ‘In het begin kwamen er behoorlijke verschillen uit met de daadwerkelijke registratie. Maar toen de standaardisering van de cliëntgebonden afstemming per doelgroep was gelukt, waren we toch echt op de goede weg. Dan zie je de theorie vertaald in de praktijk, dat is mooi om te zien. Door de tijd te nemen in de uitprobeerfase, ging de uitrol daarna heel soepel’ Marie-Louise: ‘Na de overgangsfase startte iedere drie weken een nieuw team met de nieuwe manier van werken. In totaal zijn er achttien teams overgegaan. Die overgang werd door projectteamleden begeleid. Belangrijk, want op het moment dat je gaat afwijken van de standaarden, vraagt dat ook om een nieuwe manier van communiceren tussen de teamleden onderling.’ 

Enquêtes uitzetten

De medewerkers van Amaris Zorggroep zijn goed meegenomen in de aanpak. Marie Louise: ‘Zo hebben we bij de aftrap alle medewerkers een zusterhorloge gegeven met het Amaris-logo erop.’ Marieke: ‘Als projectteam sloten we verder regelmatig aan bij verschillende overleggen. Zo haalden we input op en vertelden we waar we mee bezig waren. Daarnaast hebben we een eigen portaal waar we nieuwsberichten op delen. Ook hebben we regelmatig enquêtes uitgezet om te kijken of we op de goede weg waren. Levert dit echt een administratieve lastenverlichting op? Is het werkplezier toegenomen of moet er nog wat worden bijgeschaafd?’

Afstemming met zorgverzekeraar en accountant

Marieke: ‘We hebben ook de zorgverzekeraar goed ingelicht. Zij waren hier trouwens erg over te spreken. Van hen hebben we ook de ruimte gekregen, zolang onze aanpak maar in lijn is met de handreiking ‘Zorgplan = planning = realisatie, tenzij’ van Zorgverzekeraars Nederland, ZorgthuisNL, V&VN en de ActiZ.’ Karin: ‘Daarnaast hebben we contact gehad met onze accountant. En ook van hen kregen we akkoord en de bevestiging dat we goed bezig waren. Wat tot slot leuk is om te merken is dat ze in onze zorgorganisatie echt trots op onze aanpak zijn!’