6 tips van Icare voor ontregelen ECD

1. Terug naar de bedoeling

Wat is het kernprobleem? ‘Bij de eerste sessie hadden we als stip op de horizon aangegeven dat we tijdens het [Ont]Regel-lab met de zorgovereenkomst aan de slag wilden. Vilans vroeg door om te achterhalen of dit werkelijk ons probleem was. Toen kwam het echte kernprobleem boven tafel: de zorgovereenkomst was een document geworden dat de cliënt en zorgprofessional niet meer begrepen en waar ze niet meer mee uit de voeten konden,’ geven Kroon en Bijvank aan.

Stel jezelf de vraag bij nieuwe handelingen of formulieren: waarom doen we dit? Wat draagt het bij aan het zorgdossier? Het boek van Wouter ’t Hart “Terug naar de bedoeling” is hierbij een handig hulpmiddel. Ook de visgraatmethodiek helpt bij het achterhalen van de dieperliggende oorzaken van het probleem.

2. Geef de zorgprofessional zeggenschap

Het zorgdossier moet ondersteunend zijn aan het dagelijks werk. ’Creëer draagvlak in de organisatie door de zorgprofessional zeggenschap te geven. Icare heeft dat gedaan door een kwaliteitsgroep zorgdossier met zorgprofessionals op te zetten op basis van shared governance. Deze kwaliteitsgroep heeft als focus dat het zorgdossier ondersteunend moet zijn aan het dagelijks werk van de wijkverpleging’, stelt Kroon.

3. Ontregelen is een zaak van de hele organisatie

‘Als je aan de slag wilt met het ontregelen van het ECD om de registratielasten te verminderen, dan moet het ook echt een speerpunt van de hele organisatie worden. Je begint door samen met zorgprofessionals te kijken welke obstakels binnen de organisatie echt leven als het gaat over registratielasten binnen het ECD, en op welke manier. Op basis van die input schrijf je gezamenlijk een advies dat je aan het management en de kwaliteitsgroep zorgdossier presenteert’, aldus Kroon en Bijvank.

4. Kijk kritisch naar de formulieren

Bijvank: ‘Maak niet alleen individuele documenten regelarm. Bij elkaar kunnen al die formulieren alsnog voor regeldruk zorgen. Behoud ook het overzicht en wees kritisch op het geheel aan documenten. Maak een infographic die overzicht biedt welke formulieren zijn ingericht in het zorgdossier. Neem samen met de beroepsgroep de infographic door en bekijk welke formulieren bijdragen aan het dagelijks werk voor de medewerkers en cliënten/bewoners.'

Het aanpassen van formulieren kan variëren in tijdsduur, maar het is de moeite waard. Een eigenaar aanstellen draagt bij aan vaart houden op het aanpassen van een formulier, zodat de medewerkers aan de slag kunnen met een werkbaar formulier. Zo bracht Icare twee coronaregistratieformulieren terug naar een formulier.

Als Kroon een nieuwe aanvraag krijgt voor een formulier, dan kan ze tijdens een vergadering bespreken waar dit bij hoort. Bovendien betekent een nieuw formulier ook dat er een formulier dient af te vallen. Op een A3 heeft Icare volgens ‘lean’-principes geformuleerd wat hun stip op de horizon is, de uitdaging(en), doeltoestand (wat wil je bereiken), de obstakels en het plan.

5. Kijk anders naar de beer op de weg

‘Tijdens het implementeren van oplossingen kom je obstakels tegen. Staar je daar vooral niet blind op. Je kunt je bijvoorbeeld afvragen “wat gebeurt er als je niks aan het probleem doet en wie heeft daar het meeste last van?”. Dan leer je anders te kijken naar zo’n beer op de weg. Met het ‘Beren op de weg'-model hebben we samen met Vilans een verjaagstrategie op maat gemaakt. De beren stonden symbool voor obstakels tijdens het implementeren. In drie stappen zijn we die gaan ontleden:

1. Met wat voor beer (obstakel) heb je te maken?
2. Hoe gevaarlijk is de beer (zie afbeelding hieronder)?
3. Hoe verjaag je de beer?

Draagvlak leek een belangrijk obstakel voor Icare te zijn. De kans dat er geen draagvlak zou komen was klein. Maar mocht die er toch niet komen, dan zou het effect groot zijn. Daarom ging Icare in het begin in hun plan van aanpak (verjaagstrategie) het eigenaarschap beleggen. Wie is verantwoordelijk voor welke actie? Ze hielden dit niet bij zichzelf, maar belegden dit breder in bijvoorbeeld de kwaliteitsgroep zorgdossier. Dat vond ik sterk.’

6. Er mag gelachen worden

‘Vanwege corona liep het afgelopen jaar en loopt dit jaar anders dan verwacht. Maar ook vanwege alle andere uitdagingen waar we in de zorg mee te maken hebben, zoals die registratielasten. Humor helpt relativeren, verhoogt het plezier en brengt je ook weer op nieuwe ideeën. Laten we vooral met elkaar blijven lachen en samen met onze collega’s kijken hoe we het samen kunnen oplossen.’

Nog meer weten over hoe je administratieve lasten kunt verlagen? Kijk dan bij Ontregelen doe je zo.