Regeldruk tegengaan bij Humanitas DMH en Zorggroep Groningen

Eerste stap Zorggroep Groningen: schrapsessie

Voor Zorggroep Groningen was de eerste stap om mee te doen aan een schrapsessie.  Marijanne Perdok-Pot, adviseur kwaliteit: ‘De manager was meteen enthousiast om mee te doen aan de schrapsessie toen we de uitnodiging kregen. Ook ging een aantal gemotiveerde zorgmedewerkers mee. Zij ervoeren veel registraties in het zorgdossier namelijk vaak als een last.’

Zorggroep Groningen en Humanitas DMH

Zorggroep Groningen zit in de verpleeghuissector. En Humanitas DMH (Dienstverlening voor Mensen met een Hulpvraag) is actief in de gehandicaptensector.

Gevoel van regeldruk in de zorg

Eerst keek Zorggroep Groningen welke registraties nodig of onnodig waren. ‘We bleken bijna geen onnodige of overbodige registraties te doen. Het voelde alleen zo, omdat zorgmedewerkers het nut en de noodzaak van een registratie niet zagen. Met de visgraatmethode hebben we alle meningen kunnen verzamelen. Dat was al van grote waarde. Zorgmedewerkers vonden het vooral fijn dat ze hun zegje mochten doen, mee mochten denken.’

Anamneselijsten samenvoegen

‘Wel viel een verzorgende iets belangrijks op. Bij de opname van een nieuwe bewoner gingen collega’s van meerdere disciplines gegevens van de bewoner en familie vragen en bijhouden. Dat kon handiger zodat de bewoner niet de hele tijd dezelfde vragen krijgt, want die krijgt al zoveel op zich af. Ook de zorgmedewerker wordt ontlast.’

Medewerkers erbij betrekken

De verzorgende deed een pilot vanuit haar studie om alle anamneselijsten samen te voegen en tot één profiellijst (anamnese) te komen. ‘Daarna hebben we gekeken wie het meeste baat heeft bij het nieuwe formulier. Dat zijn de zorgverleners; hen kost het veel tijd.’

‘En welke “beren op de weg” zien we? Of eigenlijk: bij wie kunnen we weerstand verwachten? We dachten hierbij aan artsen en kwaliteitsverpleegkundigen. Door op deze manier te kijken, kregen we in beeld met wie we in gesprek moesten.’

Taal van de medewerkers spreken

‘Het was hierbij belangrijk om hun taal te spreken. In Groningen hoef je het niet te hebben over de “beren op de weg”. Hier passen gewone woorden beter, zoals: “Wat zijn knelpunten en waar loop je tegenaan?”’

Helder krijgen wat belangrijk is

‘Bij artsen en kwaliteitsverpleegkundigen moesten we vooral het belang onder de aandacht krijgen, en luisteren naar wat voor hen belangrijk is. Ze kregen toelichting op het idee en hoorden waarom het belangrijk is voor de zorgverlener. Daardoor hadden zij begrip en hebben ze actief meegedacht over de inhoudelijke profiellijst.’

‘Eigenlijk was er geen weerstand, doordat we ze meteen betrokken hebben, ook in het ontwikkelproces. De eerste opzet voor de profiellijst is zo steeds verder verrijkt.’

Regeldruk is verminderd

‘De regeldruk is verminderd, omdat je maar één keer de vragen hoeft te stellen. De profiellijst bevat gelijk alle gegevens en kan praktisch in het systeem gebruikt worden. En de mantelzorger krijgt de vragen vooraf, zodat die zich niet zo overvallen voelt. We hebben wel alle informatie nodig, maar we hoeven niet alle antwoorden in een dag te hebben. Sommige vragen mogen ook later beantwoord worden.’

Ruimte geven aan locaties

‘Verder zetten we niet alles een-op-een door naar de andere locaties. Met kwaliteitsverpleegkundigen van iedere locatie komen we zo één keer per vier of zes weken bij elkaar. Dan bespreken we wat zou kunnen werken voor hun locatie. Daar gaan we dan mee aan de slag.’

‘Dat geldt ook voor het trainen van medewerkers. Iedere locatie heeft een eigen manier van trainen door de kwaliteitsverpleegkundigen. Een training kan bijvoorbeeld gaan over de vaardigheid om kort op te schrijven wat je hebt gedaan en hoe het met een cliënt gaat.’

Van 6 A4’tjes naar 1 A4

Verschillende verzorgenden doen hun afstudeeropdracht bij Zorggroep Groningen. Daar komen veel goede ideeën uit. Het plan is om die te verzamelen in een soort bibliotheek, zodat iedereen ze snel kan terugvinden.

Ook gaat ZG Groningen aan de slag met het formulier voor risicosignalering van decubitis (vorm van huidbeschadiging). Dit formulier bestaat nu nog uit zes A4’tjes. Arjo, een leverancier in medische hulpmiddelen en oplossingen, heeft een handig Engelstalig formulier laten zien, dat uit een A4 bestaat. Een enthousiast multidisciplinair team binnen de ZG werkt nu aan een begrijpelijke Nederlandse vertaling.

Hoge ambities bij Humanitas

Els van der Mijden, adviseur informatiemanagement van  Humanitas DMH: ‘We deden mee aan de Ontregel-labs en startten met het idee om het hele ECD aan te pakken. We dachten dat dat de oorzaak was. We wilden ook dat de accountmanagers met gemeenten gingen regelen dat ze de regeldruk vanuit hun kant zouden verminderen. Dat was veel te groot. Het was meer een stip op de horizon.’

Waarom-vraag helpt oorzaak te vinden

‘We besloten om terug te gaan naar de vraag: Waarom doe je wat je doet? Waarbij ieder ook kijkt naar waar die zelf invloed op heeft. Toen konden we de echte oorzaak zien.’

‘De organisatie achter het ECD klopte niet, want iedereen kon zeggen: “Ik wil dit erin”. Daardoor werd het ECD ontzettend groot. We gingen vanaf dat moment onszelf voortdurend de waarom-vraag stellen.’

Controledrang

Jeffrey van den Berg, kwaliteitsadviseur: ‘Lijstjes en registraties zijn een soort controledrang om te checken of we het wel goed doen. Maar doen we het dan goed door een lijstje? Het gaat eigenlijk over een gebrek aan vertrouwen en geen inzicht in nut en noodzaak.’

Vraag het de zorgprofessional

‘We hebben het daarom aan de zorgprofessional gevraagd. Zij hebben zicht op kwaliteit van zorg, dus daar moeten we zijn. We zijn teruggegaan naar de basis, de normen en waarden: het gaat over kwaliteit. We willen goede zorg leveren aan cliënten. En we willen dat professionals die goede zorg kunnen leveren zonder belemmeringen.’ 

Ruimte om te leren

‘De oplossingsrichting zat in ruimte om te leren. Toen zijn we begonnen met een project over leren verantwoorden met een verschillende collega’s vanuit de hele organisatie: teambegeleider, coördinator, begeleider, gedragsdeskundige en ervaringsdeskundige.’

‘We gingen aan de slag met de vraag wat je ondersteunt en wat je hindert in je werk. Hoe weet je of je goede zorg levert en wat helpt je daarbij? Hoe wil je laten zien hoe je je werk doet?’

Eerst de verbinding opzoeken

‘Als je het over deze punten eens bent, dan is er geen ruimte meer voor discussie over waarom je iets wel of niet doet, of wat nut en noodzaak is. Dan is het heel logisch waarom je dingen doet. We hebben het dus niet gehad over de praktische uitwerking en hoe zaken zijn ingericht. We zochten eerst de verbinding met elkaar op.’

Uitvoerig rapporteren hoefde niet

‘We kwamen er op deze manier achter dat de uitvoerige manier van rapporteren niet werkte. We deden het, omdat we het altijd zo hebben gedaan en we dachten dat het van ons verwacht werd. Maar voor het zorgkantoor hoefde het niet. Het bleek niet de manier om erachter te komen of onze kwaliteit van zorg goed is.’

Waar we mee zijn gestopt

‘We zijn nu gestopt met de handtekening en het printen, inscannen en alle acties daaromheen voor toestemming van de cliënt. Nu is een vinkje in het portaal voldoende. Dat geeft veel ruimte. Ook hebben medewerkers van forensische zorg alleen de formulieren die zij nodig hebben en niet meer een teveel aan allerlei formulieren die zij nooit hoeven te gebruiken.’

‘Dat scheelt tijd. En mensen begrijpen beter wat zij registreren. In het vorige systeem kreeg iedereen alle formulieren die soms allemaal ingevuld werden. Medewerkers durven elkaar nu steeds meer te bevragen of het bijdraagt aan de kwaliteit van zorg. Dit proces vergroot hun lerend vermogen.’

Trainen van medewerkers

Els: ‘We hebben hiermee een basis gelegd. Een belangrijke stok achter de deur was trouwens dat we van Plancare moesten overstappen naar Pluriform. Dat betekent ook dat medewerkers training moeten krijgen. En daarin willen we aansluiten op de verschillende behoeften van medewerkers.’

‘Digivaardige medewerkers volgen bijvoorbeeld liever online trainingen. Minder digivaardige collega’s krijgen misschien liever persoonlijke uitleg. Dat kunnen ze zelf aangeven. We hebben digitrainers die training geven en digicoaches die vragen na de training beantwoorden. Zij zijn ook allemaal zorgprofessional.’

Prioriteit vanuit management

‘Soms zorgt die combinatie voor een spanningsveld als er ineens een zorgvraag is. Vanuit het management is op een gegeven moment gezegd: “Je hebt tijd gekregen om de digitrainers/-coachingsrol te vervullen. Dat heeft dan prioriteit op de momenten dat je die dienst hebt.” Zo creëert het management de ruimte voor de zorgprofessional om regie te nemen.’