Deel deze pagina via:
Anders registreren: zo neemt u wijkverpleegkundigen mee
Gepubliceerd op: 01-01-2019
Steeds meer zorgorganisaties stappen over van de minutenregistratie naar de registratiestandaard zorgplan=planning=realisatie, tenzij (z=p=r,t). Zorgverleners ervaren de minste administratieve lasten als z=p=r,t goed gebruikt wordt, blijkt uit NZa-onderzoek. We spraken met drie zorgorganisaties die de overstap aanraden. Hun tips en ervaringen delen we in een reeks van drie artikelen.
Overstappen naar de nieuwe registratiestandaard betekent een andere manier van werken en ook een andere manier van denken. Niet in de laatste plaats voor wijkverpleegkundigen en verzorgenden. Archipel Thuis, Treant Zorggroep en WZU Veluwe hebben dit proces doorlopen. In dit eerste artikel delen ze hun ervaringen hoe zij hun wijkverpleegkundigen en verzorgenden mee hebben genomen.
Zorg voor ambassadeurs
Sommige wijkverpleegkundigen of verzorgenden kennen het werken met z=p=r,t vanuit hun vorige baan. Vanuit goede ervaringen zullen ze enthousiast reageren op het plan om over te stappen. Ook vrij nieuwe medewerkers die nog geen andere manier kennen en wellicht makkelijk werken met een app of tablet kunnen ambassadeurs zijn. Die ambassadeurs heb je nodig voor de positieve energie, om mee te denken en collega’s te helpen.
‘Wij waren één van de eerste teams die met de nieuwe manier aan de slag gingen en ik was snel gewend. Het scheelt me ook 20 tot 25 minuten per dag nu’, vertelt Ellen Kroon, wijkverpleegkundige bij WZU Veluwe. ‘Treant is mijn eerste werkgever, dus ik weet niet beter dan dat we zo werken. Daarnaast ben ik opgegroeid met smartphones en tablets, dus daar werk ik makkelijk mee. Daar help ik collega’s ook bij’, zegt Daniëlle Adolfs, regieverpleegkundige bij Treant.
Neem de tijd voor uitleg
Het voornaamste dat deze zorgorganisaties aangeven, is om in het begin van het proces de tijd te nemen om het waarom, wat en hoe van de overstap uit te leggen. Maar ook om tijdens overleggen dit onderwerp vast op de agenda te zetten en vragen of gesignaleerde knelpunten te bespreken. ‘Wij zijn met zijn tweeën in het begin bij ieder team langsgegaan om uit te leggen hoe het werkt en wat het hun oplevert. Het is echt een andere manier van denken: van tijd naar inhoud. Waarom je niet meer iedere paar minuten hoeft te registreren, moet je onderbouwen naar wijkverpleegkundigen.
Ze waren bovendien niet gewend om het vertrouwen te krijgen dat het gaat om het leveren van de afgesproken zorg op je route. Het is dan niet belangrijk dat je bij de een paar minuten langer bent en bij de ander een paar minuten korter. Dat vertrouwen moet groeien en dat blijf je bespreken’, aldus Angelique Cleven, teamcoach, en Sabine Veldhuijzen, projectleider, van Archipel Thuis.
‘Het is eigenlijk een makkelijkere manier van denken die toch wel een half jaar heeft geduurd. In het begin van het overstapproces werkten we nog met mutatieformulieren als tussenstap, om aan de hand van concrete situaties inzicht te krijgen in de tijd die eraan besteed wordt. Die bespraken we in een overleg waarom je de ene keer wel en de andere keer geen tijd hoeft te registreren. Zo kregen ze steeds meer inzicht en vertrouwen in hoe de nieuwe registratiewijze werkt’, vertelt Clementine Jansen, manager thuiszorg bij WZU Veluwe.
Probeer nieuwe oplossingen voor oude gewoonten
De overstap naar een andere werkwijze vraagt ook het anders omgaan met en kijken naar oude gewoonten. Treant geeft daar het volgende voorbeeld bij:
‘Wijkverpleegkundigen waren gewend om na het cliëntbezoek bepaalde werkzaamheden op de teampost te doen, zoals een telefoontje naar de huisarts of controles invoeren. Gezamenlijk bespreken we bij Treant hoe je dat zoveel mogelijk bij de cliënt thuis kunt doen. Niet iedereen voelt zich daar prettig bij vanuit het gevoel dat een cliënt dan meeluistert of -kijkt. Wat merkbaar werkt, is hen er anders naar te laten kijken door bijvoorbeeld te zeggen: “Stel dat het over jou gaat, dan wil je ook horen wat er tijdens een gesprek over je gezegd wordt. Of wat er over jou ingevoerd wordt.”’ aldus Saskia Schnoing, leidinggevende bij Treant. ‘Het besef dat je juist de cliënt moet betrekken is van belang’, bevestigt Veldhuijzen.
Maak verandering bespreekbaar met cliënten
Bij het gebruik van z=p=r,t is het belangrijk om te begrijpen dat ook deze methode een vorm van tijdregistratie met zich meebrengt. Een vorm van tijdregistratie is namelijk een must voor het kunnen inplannen van de zorgmomenten, ook vanuit de wensen van de cliënt. Met cliënten kunnen in de loop der tijd vaste afspraken ontstaan over wie, wanneer en hoe laat de wijkverpleegkundige komt. Wijkverpleegkundigen komen die afspraken graag na om de cliënt tegemoet te komen.
Met de overstap naar de nieuwe registratiewijze is een efficiënte zorgroute belangrijk. Verpleegkundigen kunnen zich zo beter op het leveren van zorg richten en minder op het op vaste tijdstippen aanwezig zijn en het reizen. De drie zorgorganisaties geven aan dat ze de (oude) cliëntwensen graag eren, maar dat die niet altijd haalbaar en in te passen zijn in een efficiënte zorgroute.
Cleven: ‘Als we het gesprek aangaan met een cliënt om uit te leggen dat we het anders willen doen met de reden erbij, dan snapt hij dat vaker dan je denkt, hebben we gemerkt. Een belangrijk inzicht, want dan kan een verpleegkundige het ook makkelijker loslaten. Waar we kunnen, proberen we wel rekening te houden met hun wensen. ‘Bij Archipel Thuis is de wenstijd van de cliënt het uitgangspunt, maar wel binnen een blok van twee uur om de zorg te leveren, dus een uur voor en een uur na de wenstijd.’
Verplaatste directe contacttijd
Sinds juli 2019 mogen wijkverpleegkundigen cliëntgebonden afstemming, zoals het plegen van telefoongesprekken of het instellen van een infuuspomp, ook op een andere locatie doen. In de NZa-beleidsregel wordt dan gesproken over verplaatste directe contacttijd. De wijkverpleegkundige kan taken, die zij voorheen bij de cliënt uitvoerde, voortaan als ‘huiswerk’ op de route verzamelen en op kantoor uitvoeren’.