Werkvormen per onderdeel

Werkvorm ‘De omgekeerde brainstorm’ (45 minuten)

Het doel van ‘De omgekeerde brainstorm’ is dat je stilstaat bij de reden dat jullie dit leer- en verandertraject willen ingaan.

Voorbereiding
Bedenk met wie je de brainstorm wil doen en hou daarbij rekening met de aanleiding en de reden voor het leer- en verandertraject. Plan vervolgens een afspraak in voor de brainstormsessie. Die kan zowel online als op locatie plaatsvinden.

Stap 1: Formuleer het doel van het traject (5 minuten)
Beschrijf de reden van het leer- en verandertraject en wees daarbij zo concreet mogelijk. De centrale vraag hierbij is: Wat wil je bereikt hebben als het traject is afgelopen? Noteer ook van wie het trajectvoorstel komt en wie erbij betrokken zijn.

Voorbeeld: ‘Hoe kunnen we zorgen dat medewerkers van de locatie goed met de nieuwe technologie gaan werken, zodat cliënten meer eigen regie kunnen of willen nemen?’

Stap 2: Keer de vraag om (5 minuten)
Keer de vraag nu bewust om. Als we het voorbeeld hiervoor gebruiken, zou de omgekeerde vraag kunnen zijn: Hoe zorgen we ervoor dat deze technologie niet of helemaal verkeerd wordt ingezet om de eigen regie te ondersteunen?

Stap 3: Brainstorm over deze omgekeerde vraag (15 minuten)
Schrijf de omgekeerde vraag op een groot vel papier of digitaal bord (afhankelijk van hoe je de brainstorm doet) en noteer jullie antwoorden op de volgende vragen:

• Wat gebeurt er als deze vraag niet wordt opgepakt? Wat gaat er mis als er niets gebeurt?
• Welke ellende of problemen verwacht je? Hoe ziet dat eruit?
• Wie heeft daar dan last van?

Vraag goed door om zo concreet mogelijke antwoorden te krijgen. En overdrijven mag! Juist overdreven antwoorden kunnen je laten zien wat er misgaat als iets geen of de verkeerde aandacht krijgt.

Stap 4: Draai antwoorden weer om en bedenk acties (10 minuten)
Kijk naar de antwoorden op de omgekeerde vraag en naar de oorspronkelijke vraag bij stap 2. Loop alle antwoorden langs en buig deze nu om in aandachtspunten: welke acties moeten juist worden opgepakt, waar moet je aandacht aan schenken en waarom? Je maakt de antwoorden dus weer positief.

Voorbeeld: ‘Geef geen training’ wordt ‘Geef wel training over de nieuwe technologie, zodat…’. Bedenk minimaal 6 aandachtspunten of acties.

Stap 5: Stem op de ideeën (5 minuten)
Bespreek als groep welke aandachtspunten of acties jullie het meeste aanspreken. Kijk eventueel of jullie het eens kunnen worden welke actie(s) jullie het belangrijkste vinden. Bedenk ook welke mensen verantwoordelijk zijn voor deze aandachtspunten.

Stap 6: Vat samen (5 minuten)
Schrijf nu in 3 zinnen de reden van het traject op. Een goede manier om dat te doen is om je voor te stellen dat je aan iemand anders in de organisatie ‘het waarom’ van het traject moet uitleggen.

Werkvorm ‘De reünie’ (35 minuten)

Het doel van ‘De reünie’ is dat je stilstaat bij het verschil tussen nu en de toekomst.

Voorbereiding
Vorm een groepje met de mensen met wie je wil nadenken over het toekomstdoel. Samen ga je bedenken wat jullie bereikt willen hebben na afronding van het leer- en verandertraject. Plan een afspraak in. Deze werkvorm kun je het beste live doen.

Stap 1: Stap in een zogenaamde tijdmachine: leef je in en visualiseer de toekomst (10 minuten)
Beeld je in dat jullie in een tijdmachine razendsnel naar de toekomst reizen. Als jullie uitstappen, ben je beland op dezelfde plek en met dezelfde mensen, maar dan 2 jaar later. Het verandertraject is inmiddels voorbij. Wat zie je voor je op de werkvloer?

• Wat zie je mensen anders doen door het leer- en verandertraject?
• Wat doen ze in de toekomst wat ze nu niet doen?
• Wat is veranderd in aanpak, werkwijze of rolverdeling?
• Is de omgang met elkaar anders geworden?

Iedereen in de groep beeldt zich de toekomst in en denkt na over deze vragen. Je bespreekt het niet met elkaar maar maakt in je hoofd als het ware een foto van die toekomstige werkvloer.

Stap 2: Speel een reünie na (15 minuten)
Ook bij stap 2 doe je net alsof het 2 jaar later is. Je komt op een reünie van het veranderteam. Om dat na te spelen ga je eerst allemaal de ruimte uit en komt dan 1 voor 1 weer binnen. Bespreek van tevoren waar de reünie gehouden wordt. Is het op (een nieuw) kantoor of in een gezellig café? Julie hebben elkaar zogenaamd de afgelopen jaren niet meer gezien en tijdens het borrelen vraag je elkaar wat er in de tussentijd gebeurd en veranderd is. Improviseer er lekker op los, want ‘Ik weet het niet’ kun je niet zeggen als het zogenaamd in de toekomst is! Vergeet ook niet om steeds met iemand anders te praten, net als op een echte borrel.

Deze vragen kun je bijvoorbeeld stellen:

• Hoe is jouw rol veranderd sinds het leer- en verandertraject?
• Waar merk jij aan dat de verandering echt geland is op de werkvloer?
• Wat zie je mensen nu echt anders doen dan voorheen? In gedrag, manier van werken, waar ze over praten, wat ze belangrijk vinden?
• Waar ben jij het meest trots op als je nu om je heen kijkt? Wat vind jij de beste resultaten van het traject?
• Wat hebben mensen geleerd (wat betreft kennis, vaardigheden, houding en gedrag)?

Stap 3: Schrijf op wat jullie hebben besproken en gezien (10 minuten)
Na deze visualisatie schrijf je op een flipover wat jullie elkaar hebben verteld en wat je in de toekomst zogenaamd anders hebt gezien op de werkvloer. Maak die beschrijvingen zo nauwkeurig mogelijk, zodat die stip aan de horizon concreet wordt. Vervolgens stel je elkaar de vraag hoe je weet, meet of voelt dat dat doel bereikt is.

Werkvorm ‘Interview’ (35 minuten)

Het doel van het ‘Interview’ is dat je nadenkt over de structuur die het leer- en verandertraject ondersteunt. Bij structuur gaat het om mensen, tijd en middelen.

Voorbereiding
Bedenk met wie je naar de inzet van mensen en middelen moet kijken om de structuur op orde te krijgen en vorm met hen een groepje. Plan een afspraak in. Deze werkvorm kun je zowel online als op locatie doen.

Stap 1: Visualiseer dat je de organisatie opnieuw mag inrichten (10 minuten)
Doe net alsof jullie organisatie nog in de startblokken staat en dat jullie zelf alles gaan indelen en opzetten. Ga daarbij uit van de meest ideale situatie.

Bespreek met elkaar de volgende vragen:

• Welke mensen en rollen zijn er nodig voor dit leer- en verandertraject?
• Wat moeten die mensen kennen, kunnen en doen?
• Welke verantwoordelijkheden en taken moeten worden verdeeld?
• Wat is er nodig aan de structuurkant om deze mensen goed aan het werk te krijgen?

Denk aan een overlegstructuur/werkafspraken, ondersteunende middelen om te kunnen werken (werkomgeving), benodigde tijd voor het werk en bepaalde kennis/advies die ze tot hun beschikking moeten hebben (communicatie, technische kennis et cetera).

Noteer de antwoorden op een flipover. Spelen er nog andere vragen over structuur in jullie organisatie? Bespreek die gerust en schrijf ook die antwoorden op.

Stap 2: Speel een interview na (15 minuten)
Stel 1 iemand aan als interviewer. Iemand anders speelt de directeur van de nieuwe organisatie (of misschien zijn er wel 2 of 3 directeuren?). De interviewer gaat aan de directeur vragen stellen over de structuur. Er worden ongetwijfeld dingen genoemd die zorgen voor een succesvol team/organisatie. Laat tijdens het interview iemand die punten opschrijven.

De interviewer mag zelf bedenken welke vragen nuttig zijn. Hier zijn alvast wat voorbeelden:

• Waarom loopt deze organisatie zo goed en weet iedereen wat hij of zij moet doen? Wat is daarvoor georganiseerd en ingericht?
• Wie is verantwoordelijk voor welke zaken in dit leer- en verandertraject?
• Welke werkafspraken zijn heel belangrijk? Oftewel, zonder welke werkafspraken zouden dingen misgaan?
• Welke kennis en ervaring zijn essentieel en hoe zijn die verdeeld?

Stap 3: Bepaal acties (10 minuten)
Bekijk de punten op de flipover en bepaal samen welke actiepunten moeten worden opgepakt (en door wie).

Werkvorm ‘Doelgroepen in kaart’ (45 minuten)

Het doel van ‘Doelgroepen in kaart’ is om vast te stellen voor wie het leer- en veranderproject bedoeld is. Om wie gaat het en wat kenmerkt die doelgroep(en)?

Voorbereiding
Bedenk met wie je de doelgroepen in kaart wil/moet brengen en vorm met diegenen een groepje. Vergeet niet om ook mensen uit de doelgroepen te betrekken, want zij gaan immers iets leren en veranderen! Plan een afspraak in. Deze werkvorm kun je zowel online als live doen.

Stap 1: Beschrijf wat elke doelgroep typeert (30 minuten)
Schrijf op een flipover welke doelgroep in dit traject iets gaat leren en veranderen. Er kunnen ook meerdere doelgroepen zijn. Geef vervolgens elke doelgroep een naam en beschrijf de kenmerken van die groep. Je kunt dan denken aan:

• Functie(s), gemiddelde leeftijd, geslacht en cultuurachtergrond
• Algemeen kennis-, ervarings- en opleidingsniveau (aantal jaren werkervaring, opleidingsachtergrond?)
• Welke kennis, vaardigheden en ervaring hebben mensen al en waar moeten ze nog aandacht aan besteden in dit leer- en verandertraject? Wat is hun houding; zijn ze gemotiveerd of is er weerstand?
• Wat zijn de leerdoelen en leervragen? Gelden die voor de hele doelgroep? Hebben mensen daarnaast nog persoonlijke doelen en vragen?
• Hoe betrokken zijn zij bij het leer- en verandertraject?
• Kun je iets zeggen over hun leervoorkeur en leerstijl (denk aan leren op de werkvloer, individueel of van en met elkaar, training in plaatjes of in teksten)?

Stap 2: Trek conclusies (15 minuten)
Bekijk met je groepje wat je op de flipover hebt genoteerd en trek conclusies aan de hand van de volgende vragen:

• Ontbreekt er informatie over de doelgroep die wel belangrijk is voor het leer- en verandertraject? Hoe kunnen jullie deze informatie achterhalen?
• Wat hebben jullie en/of de doelgroepen nodig om mee te kunnen doen aan het traject? En hoe ga je die zaken regelen?

Niet alles is even belangrijk; focus je op de voornaamste behoeftes van de doelgroep(en). Als je die op een rijtje hebt, kun je het leer- en verandertraject beter afstemmen.

Werkvorm ‘De ongeschreven regels opschrijven’ (45 minuten)

Het doel van ‘De ongeschreven regels opschrijven’ is dat je stilstaat bij een belangrijk cultuuraspect, namelijk hoe jullie met elkaar werken. Zijn er ongeschreven regels en welke zijn dat dan?

Voorbereiding
Bedenk met wie je het beste kunt brainstormen over cultuur. Betrek ook mensen uit de doelgroep erbij. Plan een afspraak in. Deze werkvorm kun je het beste live doen.

Stap 1: Verbeeld je dat je beste vriend(in) bij jullie komt werken (5 minuten)
Om meer te weten te komen over de cultuur in jullie organisatie (hoe werken we met elkaar) helpt het om de ongeschreven regels boven tafel te krijgen. Een manier om daarachter te komen is je voor te stellen dat je beste vriend(in) bij jullie in het project komt werken. Als je iemand in gedachten hebt, kun je naar stap 2.

Stap 2: Noteer de ongeschreven regels (5 minuten)
Je wil je vriend(in) natuurlijk alvast zoveel mogelijk vertellen over hoe het eigenlijk werkt bij jullie. Noteer daarom wat je die persoon zou vertellen over bijvoorbeeld het project, het team of de locatie (kies een onderwerp dat van toepassing is). Denk hierbij vooral aan de ongeschreven regels, de manieren waarop je ‘verder’ komt in jullie organisatie.

Stap 3: Bespreek ze in een duo (10 minuten)
Bespreek met degene die naast je zit wat jullie hebben opgeschreven. Als je vervolgens naar het doel van de verandering kijkt, welke regels zijn dan effectief en welke niet? Vind je dat er regels ontbreken en zo ja, welke? Stel dat er een bordje op het toilet zou komen te hangen met de huisregels, welke regels (bestaand of nieuw) zouden jullie daar dan op zetten?

Stap 4: Koppel de nieuwe regels terug (10 minuten)
Elk duo schrijft op een flipover de door hen bedachte nieuwe set regels. De groep mag om uitleg vragen over die regels, maar het is niet de bedoeling dat jullie in discussie gaan.

Stap 5: Bepaal acties (10 minuten)
Bekijk met elkaar alle regels op de flipover en kies welke ongeschreven regel(s) daadwerkelijk meer aandacht zou(den) moeten krijgen. Waarom die? En hoe zou je dat aanpakken?

Werkvorm ‘Behoefte in de ontwikkeling’ (40 minuten)

Het doel van ‘Behoefte in de ontwikkeling’ is dat je nadenkt over welke ‘inhoud’ (kennis, vaardigheden, inzicht en houding) nodig is voor de ontwikkeling van de betrokkenen.

Voorbereiding
Ga na met wie je naar de ontwikkeling van de doelgroep(en) wil kijken. Vergeet niet om ook mensen uit die doelgroep(en) te betrekken. Plan een live afspraak en zorg voor een veilige en open sfeer.

Stap 1: Teken 4 lijnen (10 minuten)
Bij stap 1 ga je kijken waar de betrokkenen nu staan in hun ontwikkeling en wat hun behoeften zijn. Daarvoor teken je op een groot vel papier of een flipover 4 horizontale lijnen onder elkaar: 1 lijn voor kennis, 1 lijn voor vaardigheden, 1 lijn voor inzicht/ervaring en 1 lijn voor houding. Links schrijf je ‘nog veel ontwikkeling nodig’ en rechts ‘ruim voldoende aanwezig’. Als het om meer dan 1 doelgroep gaat, kun je ervoor kiezen voor elke groep een apart vel te nemen.

Stap 2: Geef aan waar de betrokkenen staan op de lijn (15 minuten)
Overleg met elkaar waar je de betrokkenen zou plaatsen op de lijn. Zet daar een kruisje. Bespreek met elkaar waarom je kiest voor die positie. En hoe komt het volgens jullie dat er ‘veel of weinig’ is? Doe dit voor alle lijnen.

Stap 3: Bepaal op welke lijn actie nodig is (15 minuten)
Bedenk, als je naar de kruisjes op de 4 lijnen kijkt, waar er actie ondernomen moet worden en ga samen na wat het meeste prioriteit heeft. Beschrijf vervolgens de actiepunten die jullie samen moeten gaan oppakken; wie gaat wat leren? Bekijk ook of je elkaar daarbij kunt helpen en hoe.

Stap 4: Oefening afronden en samen met betrokkenen tot acties komen (5 minuten)
Het werkt het beste als je deze oefening doet met de directbetrokkenen of met een vertegenwoordiging van de doelgroep(en). Dan kun je namelijk meteen de (voorstellen voor) acties invullen. Als dat niet kan omdat te weinig mensen uit de doelgroep(en) aan deze werkvorm hebben meegedaan, bespreek jullie indruk en voorstellen dan naderhand met hen.

Werkvorm ‘Maak een motivatietijdslijn’ (45 minuten)

Het doel van ‘Maak een motivatietijdslijn’ is om helder te krijgen wat het beste moment is om de activiteiten te doen en om na te gaan of de betrokkenen invloed hebben op hoelang een activiteit/interventie duurt.

Voorbereiding
Met wie wil je overleggen over de leer- en verandermomenten in het traject? Maak met deze mensen een afspraak (en betrek vooral ook de doelgroep).

Stap 1: Teken een tijdslijn (5 minuten)
Afhankelijk van waar je in het traject zit, stel je je de beginfase of de volgende fase voor. Kijk niet te ver in de toekomst, 3 tot 6 maanden is voldoende. De bedoeling is dat je de tijdslijn er regelmatig bij pakt (bijvoorbeeld elk kwartaal) en aanvult.

Stap 2: Vul de leer- en veranderactiviteiten in (30 minuten)
Met elkaar gaan jullie de tijdslijn vullen met de leer- en veranderactiviteiten waar de betrokkenen energie van krijgen en gemotiveerd voor zijn.

Toelichting: Motivatie is belangrijk als het gaat om leren en veranderen. Mensen leren en veranderen vaak in relatie met anderen, met een gevoel van autonomie (eigen invloed) en door hun competentie te vergroten (het gevoel dat ze beter en vaardiger kunnen worden). Het moment dat mensen gaan leren en met wie hangt hiermee samen. Daarom is het goed om te kijken of en hoe je hiermee rekening kunt houden. Vragen die hierbij kunnen helpen zijn: Wat vinden de betrokkenen zelf het juiste moment voor een leer- en veranderactiviteit? En met wie? Kunnen ze dat zelf kiezen? Hebben ze voorkeuren voor de manier van leren? Zo wil de een liever eerst kijken en dan meedoen, en de ander meteen zelf gaan experimenteren.

Noteer door welke en wat voor soort activiteiten de betrokkenen gemotiveerd worden en wat hun energie geeft.

Stap 3: Maak vervolgafspraken (10 minuten)
Spreek af hoe je deze activiteiten met de betrokkenen verder gaat uitwerken. En plan alvast wanneer en hoe je de motivatietijdslijn weer met elkaar gaat bijwerken.

Werkvorm ‘Wilde brainstorm over de vorm’ (30 minuten)

Het doel van ‘Wilde brainstorm over de vorm’ is dat jullie met elkaar gaan nadenken over de vorm van de leer- en veranderactiviteiten. Ook ga je bekijken of er aanpassingen nodig zijn, zodat je mensen op een andere, creatieve manier betrekt.

Voorbereiding
Ga na met wie je met een ‘andere’ blik naar de leer- en veranderactiviteiten wil kijken. Denk breed: misschien hebben juist mensen van wie je het niet verwacht hele verfrissende ideeën? Plan met hen en met de directbetrokkenen een afspraak in.

Stap 1: Kies een leeractiviteit om onder de loep te leggen (10 minuten)
Zet de belangrijkste leer- en veranderactiviteiten van een project of team op een rijtje. Dit kan bijvoorbeeld een training zijn, een coaching op de werkvloer of een kick-offbijeenkomst van je nieuwe project. Kies vervolgens 1 activiteit uit die je met een andere blik wil bekijken.

Stap 2: Wilde brainstorm over een totaal andere aanpak (10 minuten)
Ga samen wild en ‘out of the box’ brainstormen over de leeractiviteit die je hebt gekozen. Misschien is de beste vorm wel een leertoer met een bus, een cabaretvoorstelling of een escaperoom? Of moet je juist op zoek gaan naar een kleine en intieme vorm? Kortom, wees creatief! Als je maar het idee hebt dat het kan helpen om mensen anders te laten kijken of te veranderen.

Stap 3: Kies wat je gaat aanpassen (10 minuten)
Kies na jullie wilde brainstorm 1 tot 3 ideeën uit die je gaat omzetten naar echte acties. Heb je de smaak te pakken? Pas deze werkvorm dan ook toe op de andere leer- en veranderactiviteiten.

Werkvorm ‘Wat je hoort en ziet over waar men leert’ (35 minuten)

Het doel van ‘Wat je ziet en hoort over waar men leert’ bestaat eruit dat je met een kritische blik gaat kijken waar en hoe de leer- en veranderactiviteiten plaatsvinden (fysiek of online, wel of niet op de werkplek?). Past dat bij de doelgroep(en) en de gewenste ontwikkeling?

Voorbereiding
Bedenk met wie je wil bekijken waar/hoe de leer- en veranderactiviteiten gaan plaatsvinden. Houd voor ogen dat het doel is dat de betrokkenen zo goed mogelijk gaan leren en/of veranderen. Plan een afspraak in.

Stap 1: Zet je leer- en veranderactiviteiten op een rijtje (10 minuten)
Zet de belangrijkste leer- en veranderactiviteiten van een project of team op een rijtje. Dit kan bijvoorbeeld een training zijn, een coaching op de werkvloer of een kick-offbijeenkomst van je nieuwe project.

Stap 2: Bespreek wat je hoort en ziet (15 minuten)
Bespreek met elkaar wat je hoort en ziet over deze activiteiten en de plek waar ze plaatsvinden. Vinden mensen het bijvoorbeeld vervelend om altijd naar die ene locatie te moeten komen, vinden ze online te onpersoonlijk, oefenen ze liever op hun eigen werkplek, et cetera?

De volgende vragen kunnen helpen:

• Waren die leerplekken een bewuste keuze (op de werkplek, bij handelingen en formele leermomenten online/offline)?
• Is erover nagedacht of de combinatie en samenhang van de leerplekken logisch is (bijvoorbeeld werkvloer en trainingen)?
• Is er aandacht besteed aan de juiste interactie met de juiste mensen om te leren, ruimte voor eigen reflectie en verbinding met de werkplek waar het geleerde wordt toegepast?

Als blijkt dat je hier nog onvoldoende zicht op hebt, bedenk dan samen hoe je van de betrokkenen meer informatie krijgt.

Stap 3: Kom tot aanpassingen en werk samen met de betrokkenen (10 minuten)
Noteer de dingen die opvallen tijdens jullie overleg. Zijn er aanpassingen nodig en zo ja, zijn die mogelijk? Hoe ga je eventuele aanpassingen uitvoeren? Werk hierbij samen met de betrokkenen.