Zorggroep Ter Weel

Twee collega’s van Henri bezochten in 2018 de schrapsessie georganiseerd door Vilans. Daar werd kritisch gekeken naar wat nu allemaal echt verplicht is bij administratieve lasten. Ook Henri raakte overtuigd van de noodzaak om registratielasten te verminderen en besloot de energie die deze handelingen kost, op een andere manier in te gaan zetten.

Waar draait het nu eigenlijk om?

Henri raakt eveneens geïnspireerd door een presentatie op het symposium ‘Vernieuwen met plezier’. Deze werd gegeven door een zorgorganisatie met een vernieuwende visie die echt terugging naar de kern van de zorg. Henri: ‘Waar het om draait is goede zorg leveren aan de cliënt. Laten we daarop focussen en niet op de randvoorwaarden.’

Aandachtspunten

Dat raakt natuurlijk ook het strategisch beleid, op bestuurdersniveau. Ander aandachtspunt is het personeelsbeleid. Zo is Zeeland, waar Zorggroep Ter Weel gevestigd is, een krimpregio. Dit heeft als gevolg dat er meer personeel uitstroomt dan binnenkomt, met een hogere werkdruk tot gevolg.

Hackathon met diverse disciplines

Henri is samen met zijn collega’s een projectgroep gestart die onder andere een ‘hackaton’ heeft georganiseerd. Dit is een sessie met als doel binnen 24 uur een innovatieve en creatieve oplossing te bedenken voor een bepaald thema. Naast verzorgenden en artsen uit de zorggroep, schoven ook collega’s uit het middenkader, beleid, fysiotherapie, ICT en administratie aan. Samen bespraken ze thema’s als ‘dubbele registraties in het elektronische cliëntendossier’, het vereenvoudigen van administratieve processen en hoe ICT hierin kan ondersteunen.

Onwetendheid

Henri: ‘Bij ons ligt het probleem vooral in onwetendheid. Zo konden we bepaalde procedures efficiënter organiseren.’ Inmiddels wordt de dagindeling efficiënter gepland: zorgverleners roosteren in de middag standaard tijd in voor een activiteit met een bewoner. Administratieve zaken regelen zij ’s ochtends.

Stappen in de goede richting

Het zijn stappen in de goede richting. Toch is de zorggroep nog steeds bezig om processen efficiënter in te richten en regels te schrappen. Dit kost tijd, omdat de zorggroep een grote organisatie is. ‘Als je zaken echt wilt veranderen, dan moet je dat ook goed opzetten, organiseren en uitvoeren.’ De projectgroep heeft een adviserende functie naar het management team. De volgende stap zal daarom het schrijven van een advies over de aanpak van registratielasten zijn. ‘Wil je een breed gedragen besluit hebben om dingen af te schaffen, dan moet je ook gesproken hebben met de kwaliteitsfunctionaris, die de kwaliteitsindicatoren bewaakt.’

Administratieve handelingen

Zorgverleners bij Ter Weel doen een aantal administratieve handelingen nog steeds via papier, scannen en geprinte e-mails. De zorggroep gaat dit straks allemaal digitaliseren. De ervaring van Henri, die al lang meedraait in de zorg, is dat de jongere garde hier gemakkelijk mee om zal gaan. Bij anderen zal een cultuuromslag moeten plaatsvinden. Henri vindt het dan ook zijn rol om te kijken hoe iedereen toch in beweging te krijgen is.

Waardevolle bevindingen

De belangrijkste bevinding die de projectgroep de afgelopen maanden heeft opgedaan, is dat het niet eenvoudig is om als zorgverlener regels af te schaffen die volgens jou niet nodig zijn. Vaak zijn er toch organisaties die vanuit de wet- en regelgeving bewijs willen zien. Ook is de privacywet (AVG) een belangrijke factor om rekening mee te houden.

Geef prioriteit aan regeldruk

Verder geeft Henri de tip om de samenwerking met collega’s op te zoeken. ‘Het is een stukje bewustwording met elkaar, ook tussen verschillende disciplines. Voor ons als organisatie is het ook belangrijk om echt prioriteit aan het terugdringen van regeldruk te geven en goed intern te communiceren.’ Daarom wil Henri een sociaal intranet introduceren, zodat collega’s elkaar sneller en gemakkelijker weten te vinden. Tot slot gaat de projectgroep ook externe zorgverleners betrekken bij het verminderen van de regeldruk, zoals huisartsen en apothekers.