Rivas Zorggroep

‘De introductie van HiX als ons Elektronisch Patiëntendossier (EPD) voor de gehele keten was de aanleiding om alle formulieren te verzamelen en in kaart te brengen hoe en welke gegevens allemaal werden vastgelegd. Dat bleek enorm veel te zijn’, vertelt Arda van Eeuwijk.

Niet de gewenste verandering

‘De komst van het ketendossier bleek hier niet de gewenste verandering in te kunnen brengen. Vaak bleven mensen vasthouden aan de “oude” manier van werken. Het is dan ook nodig om mensen mee te nemen in de bedoeling om veranderingen door te voeren.’

Aantoonbare kwaliteit

Rivas wil de zorg steeds veiliger, toegankelijker, doelmatiger en professioneler maken. Het kwaliteitssysteem Joint Commission International (JCI) sluit aan bij de kernwaarden en bij de mensgerichte Planetree zorg die Rivas biedt; de bewoner staat centraal. ‘Met JCI kunnen we een meer uniforme werkwijze organiseren en bekijken we continu welke protocollen en afspraken we kunnen blijven vereenvoudigen’, legt Isabeth Arts uit. ‘Door met de medewerkers in gesprek te gaan over het doel van bepaalde registraties is het mogelijk om verandering op gang te brengen.’

Schrapsessies

Schrappen is dus vooral een kwestie van eerst praten en overleggen met elkaar over wat anders kan. Vanuit die invalshoek hebben Isabeth en Arda met een aantal portefeuillehouders Kwaliteit en Veiligheid (K&V) deelgenomen aan een van de schrapsessies die Vilans regelmatig organiseert. ‘Het heeft ons nieuwe inzichten opgeleverd’, vertelt Arda.

Het gesprek aan gaan

‘Je categoriseert met elkaar welke afspraken en protocollen behouden moeten blijven, welke vereenvoudigd kunnen worden en welke weg kunnen. Het stimuleert om met elkaar in gesprek te gaan. De aanwezigheid van andere zorgorganisaties maakt dat je ook leert van elkaar. We hebben de toolkit 'Minder papier, meer tijd voor zorg' besteld en zijn daar binnen de bijeenkomsten met lokale portefeuillehouders K&V mee aan de slag gegaan.’

Omdat het moet

‘Vaak bestaat het beeld dat er zaken geregistreerd worden “omdat dat nu eenmaal moet”’, aldus Isabeth. ‘Terwijl lang niet altijd helder is wat er met die gegevens gebeurt.’ Als voorbeeld noemt ze het continu bijwerken van de anamnese. ‘Dat is ooit geïntroduceerd vanuit de richtlijn verslaglegging. Aan de hand van de anamnese inventariseert de medewerker bij opname de zorgproblemen en formuleert de zorgvraag van de bewoner. Het kostte de medewerker veel tijd om de anamnese continu actueel te houden. Dezelfde vraagstelling bleek ook in andere formulieren terug te komen en daardoor werd met de bijgewerkte informatie uit de anamnese niets gedaan.’

De cliënt centraal

Registreren om het registreren kan nooit het doel zijn. Registratie is belangrijk om de kwaliteit van zorg te monitoren en waar nodig te verbeteren. Even belangrijk is het om te denken en werken vanuit de wensen en behoeften van de bewoner. Voor zowel Arda als Isabeth is dat ook de essentie van de schrapsessies.

Bewustwording

‘Natuurlijk willen we de administratieve last voor zorgmedewerkers verminderen’, zegt Arda. ‘Maar dat is geen doel op zich. Uiteindelijk wil je dat collega’s niet allerlei dingen doen “omdat het moet van het systeem”, maar dat ze weten waarom ze het doen. Door je als medewerker bewust te zijn van het feit dat je dingen doet die écht van betekenis zijn voor de bewoner, geeft dat veel meer inhoud aan je werk en plezier in wat je doet. Registratie en administratie zijn dan hulpmiddelen en kwaliteitswaarborgen. Dat willen we in de schrapsessies die we zelf organiseren ook mee geven aan onze collega’s.’