Deel deze pagina via:
Noorderbreedte
Gepubliceerd op: 22-02-2022
‘Schrappen, snappen en verbeteren, dát is wat we willen doen’. Projectleider Desirée Krol staat voor een groep zorgmedewerkers van de zorgorganisatie Noorderbreedte in Leeuwarden. Samen met haar collega’s Sandra, Lesley en Geertje, verzorgde ze een aantal mini-schrapsessies om de registratiedruk aan te pakken.
De mini-schrapsessies vinden plaats op de Noorderbreedtedagen. Dit zijn zes dagen die Noorderbreedte voor haar medewerkers organiseert om te leren, inspireren en elkaar te ontmoeten. Desirée en haar collega’s kwamen op het idee om mini-schrapsessies te organiseren toen ze een schrapsessie in Zuidlaren hadden gevolgd. Hun motivatie blijkt wel uit hun bijnaam: ‘De Schrapsisters’.
Aan de slag in 40 minuten
‘Er zijn wetten en regels waar Noorderbreedte zich aan moet houden, maar ook regels die de organisatie zichzelf heeft opgelegd,’ vertelt Desirée. ‘Daartussen ligt ruimte om processen te veranderen. Ze noemt daarbij herkenbare registraties die de organisatie veel tijd kosten. De schrapsessie is in een werkvorm van 40 minuten gegoten. Een uitdaging, maar ze hebben van tevoren geoefend op de tijd en het zou moeten lukken. Desirée start de workshop met een korte inleiding en uitleg over de toolkit ‘Minder papier, meer tijd voor zorg van Vilans’. Hiermee krijgen zorgmedewerkers inzicht in hoe er over bepaalde registraties wordt gedacht, hoe er in de praktijk mee wordt omgegaan en hoe het anders kan.
Top 3
De deelnemers gaan aan de slag in twee groepen. Het doel? Een top 3 samenstellen met registraties waar deelnemers verandering in willen zien. Ze koppelen terug dat ze onder andere aan de slag willen met de risico-inventarisatie, HACCP voor voedingsmiddelen en de 24-uurs registratie in het zorgplan. ‘Dit gaan we in een komend teamoverleg onder de aandacht brengen,’ zegt de één. ‘Dit zouden we ook eens in ons eigen team willen doen,’ zegt een ander. Genoeg enthousiasme dus. En dat in 40 minuten!
Rode knop
Met deze mini-schrapsessie werd ook de Rode Knop van Noorderbreedte onder de aandacht gebracht. Hiermee kunnen medewerkers onnodige regels of procedures aangeven op intranet. De melding wordt vervolgens opgepakt, onderzocht en vergezeld met een advies en actieplan richting de raad van bestuur gestuurd.
‘Om wat meer bekendheid te creëren is een Rode Knop ontwikkeld. Als je erop klikt, hoor je ‘Waarom zou je dat doen’ van de zanger Nielson.’
Desirée coördineert de Rode Knop en heeft input van de Schrapsessie kunnen gebruiken voor het opstellen van actieplannen. En om wat meer bekendheid te creëren heeft ze een wijsje aan de Rode Knop toegevoegd. Als je erop klikt, hoor je ‘Waarom zou je dat doen’ van de zanger Nielson.
Olievlek-beweging
De mini-schrapsessie is een mooi voorbeeld van hoe een organisatie zelf verder actief aan de slag gaat na een schrapsessie. Het is een manier om binnen een grote organisatie meer bereik te krijgen door meer collega’s te betrekken en ze te stimuleren om wat vaker stil te staan bij de vraag ‘waarom’ ze dingen registreren. Sommige deelnemers gaven aan deze mini-sessie wel in hun eigen team te willen herhalen. Zo kan er een olievlek-beweging ontstaan. ‘Schrappen, snappen en verbeteren’ werkt dan ook het beste als je meerdere lagen van de organisatie erbij betrekt. De ‘Schrapsisters’ sluiten de dag met een tevreden gevoel af. Op naar de volgende Noorderbreedtedagen!