Blogreeks De Wever: ‘Verbeteren is ook minder verspillen in de zorg’
Gepubliceerd op: 10-12-2024
Als zorgmedewerker wil je echt waarde kunnen toevoegen voor de bewoner of cliënt. Daarnaast wil je fijn samenwerken en respectvol in gesprek gaan om dit doel te behalen. Dat kun je niet in één dag bereiken. Dat doen we in kleine stapjes! Door doelen te bepalen en zo gerichte verspillingen weg te nemen en het verbetergesprek aan te gaan. Marie-José Wagemakers en Monique van Son, leancoaches bij zorgorganisatie De Wever, zijn hier dagelijks mee bezig.
Continu verbeteren
Lean is een manier van anders kijken, denken en werken waarin de waarde voor de bewoner of cliënt centraal staat. Medewerkers en teams worden hierdoor zelfstandiger en lossen meer dingen zelf op. Ook helpt het de zorg efficiënter en met zo weinig mogelijk menskracht en middelen te doen. Door continu te verbeteren krijgen zorgmedewerkers weer regie over hun vak. Bijvoorbeeld door hun ideeën voor betere zorg in de praktijk te brengen. Ook is het bewezen dat organisaties die werken met ‘verbeterborden’ beter presteren. Cliënten en medewerkers zijn meer tevreden, de kwaliteit gaat omhoog en er is meer rust in de teams.
Veranderingen in de praktijk
Wanneer wij binnen De Wever het verbetergesprek introduceren, horen we vaak: het komt er allemaal weer bij. Door te laten zien dat de investering van tijd zich later terugverdient, krijg je medewerkers toch mee in de verandering. Maar het succes hangt ook af van: maakt de manager het veranderen mogelijk en stellen teams concrete doelen?
De waan van de dag neemt ons vaak in beslag en daardoor zijn we geneigd om niet stil te staan bij hoe het anders of beter kan:
- Sta eens bewust stil bij het druk hebben: waarmee hebben we het dan druk?
- Sta stil bij verbeterkansen: hoe kunnen we het voorkomen dat het weer gebeurt?
- Nog belangrijker: hoe kunnen we bewust stilstaan bij successen en ook daarvan leren?
Successen delen met elkaar maakt dat je de goede en juiste dingen vasthoudt in het dagelijks werk.
Verspillingen
Wie continu wil verbeteren gaat onder andere kijken naar verspillingen. Deze verspillingen (of stappen in het zorgproces) voegen namelijk geen klantwaarde toe. Denk daarbij aan verspillingen van onder meer tijd, overproductie, transport, talent, voorraad, foutieve vraag en verstoring. Medewerkers dragen hiervoor signalen aan op het Verbeterbord van de afdeling of locatie.
Corrigeren van werk
Een leerling heeft zwachtels omgedaan bij een bewoner. Later zie je deze bewoner op de gang lopen met afgezakte zwachtels. Dit betekent: een herhaling van hetzelfde werk. Vervelend voor de leerling en vooral voor de bewoner die moet wachten totdat de zwachtels goed verbonden zijn.
Minder zoeken naar hulpmiddelen
Soms moet een medewerker zoeken naar een hulpmiddel. Bijvoorbeeld naar de tillift die niet op de vaste plek staat. Dat onderbreekt het zorgmoment, kost tijd en geeft onrust bij de bewoner en medewerker. Dan wordt oprechte aandacht geven een stuk moeilijker. Onze oplossing? Vakken op de vloer die aangeven wat daar moet staan. Dat voorkomt lichamelijke klachten als een medewerker het werk zonder tillift gaat doen. En er is meer tijd voor persoonlijke aandacht voor de cliënt.
Tijd besparen op de computer
Veel zoeken naar een document op de computer kost de afdeling veel tijd. Medewerkers raken het overzicht kwijt en er is een kans om het verkeerde document te gebruiken. Het gevolg? Minder behandeltijd en een langere wachttijd. Dit leidt ook tot verspilling van geld: bij de meetfase ontdekten we dat onnodig zoeken 68 uur per maand kost. Door het proces te verbeteren, vindt de medewerker een document nu veel sneller. In plaats van 2 minuten per document kost het nu nog maar 25 seconden.
De juiste voorraad: niet te veel of te weinig
Stem je de voorraad verpleegartikelen niet goed af op het daadwerkelijk verbruik? Dan grijpen medewerkers mis. Ook kan er een te grote voorraad zijn van artikelen die je niet nodig hebt. Buiten het misgrijpen, kost het de organisatie ook heel veel geld. Aan het begin van dit verbetertraject werd er maandelijks voor € 150 aan materiaal weggegooid. Oftewel, € 1800 per jaar voor één afdeling. Laat staan wat de besparing zou zijn voor de gehele locatie. Onze oplossing? Aanpassingen in het bestelproces, het opnieuw inrichten van de voorraadruimte en afstemming van de voorraad op de vraag. Ook zijn er afspraken gemaakt om dit zo te houden.
Haal je overbodige stappen weg, dan ga je merken dat er meer tijd vrijkomt. En tijd is, zeker nu, kostbaar. De bespaarde tijd kunnen we besteden aan waar het om gaat, namelijk onze bewoner. Zo ontstaan er extra momentjes voor een bewoner. Of een moment voor een medewerker om een openstaande taak op te pakken. Hierdoor stijgt het werkplezier voor de medewerker en neemt het woongeluk van onze bewoner toe.
Ervaar wat het oplevert
Het is niet altijd makkelijk om nieuwe verbeteringen door te voeren. Want verbeteren heeft ook te maken met houding en gedrag van de medewerker. Veranderingen zijn spannend en soms vindt de medewerker het fijner om het werk te blijven doen zoals hij of zij altijd deed. Wanneer wordt een verandering dan toch een succes? Als de medewerker daadwerkelijk gaat ervaren wat het oplevert.
Blijf je toch ergens tegenaan lopen? Dan neem je dit mee naar het verbeterbord op de afdeling. Daarover lees je in deze reeks de volgende keer meer.
Tekst: Marie-José Wagemakers en Monique van Son, leancoaches bij De Wever