Deel deze pagina via:
Manieren om de administratieve lasten terug te brengen
Gepubliceerd op: 22-02-2022
Zorgorganisatie Het Hoge Veer in Raamsdonksveer is al langer op zoek naar manieren om de administratieve lasten terug te brengen. ‘Meer administratie is minder tijd voor de cliënt’, zegt staffunctionaris kwaliteit Marleen Benschop. Samen met collega Janine Beerens geeft zij haar visie op het terugdringen van de administratieve lasten.
‘Een deel van de administratieve lasten veroorzaken we zelf’, zegt Janine Beerens. Als coördinator zorgteams somatiek bij Zorgorganisatie Het Hoge Veer ziet ze regelmatig nieuwe lijstjes “ontstaan”. ‘Mensen of teams maken zelf lijstjes omdat ze dat handig vinden. Bijvoorbeeld voor de overdracht, dat is natuurlijk handig, zeker als er veel mensen met kleine contracten aan het werk zijn.’
Meer vanuit de cliënt denken
‘Tegelijkertijd heeft het ook te maken met een bepaalde cultuur in de ouderenzorg. Ik heb zelf een achtergrond in de gehandicaptenzorg en daar is men toch wel wat verder met cliëntgerichte zorg. De vraag van de cliënt staat centraal, het papierwerk is daaraan ondersteunend. In de ouderenzorg vraagt en krijgt de papierwinkel veel aandacht. Ik probeer mijn teams te stimuleren om meer vanuit die cliënt te denken. Dat lukt steeds beter.’
Intern lijstje
Als voorbeeld noemt Janine de volgorde van de avondroute die eerst op papier stond. ‘Die hebben we geschrapt, vanuit de overtuiging dat je ter plaatse moet zijn op het moment dat je nodig bent, en niet omdat de lijst een route met taken “voorschrijft”. We gaan meer op afspraak werken, dan op belgedrag. Afspraken staan in het zorgdossier en hoeven niet meer los op papier. Het zijn vooral dit soort documenten die sneuvelen in de schrapsessies. Snijden in de regels en eisen die door externe partijen worden gesteld is veel moeilijker.’
‘Een deel van de administratieve lasten veroorzaken we zelf’
Externe eisen
Als staffunctionaris kwaliteit ziet Marleen Benschop een geleidelijke verandering in de eisen van toezichthouders en verzekeraars. ‘Een paar jaar geleden lag er veel meer vast. Bijvoorbeeld in het HKZ-keurmerk waarin tot in detail beschreven stond hoe je kwaliteitssysteem ingericht moest zijn, met welke documenten. Nu geldt dat je een kwaliteitssysteem moet hébben. Hoe dat eruit ziet en hoe dat is ingericht, kun je veel meer afstemmen op je eigen organisatie. Dat biedt meer ruimte.’
Snappen en veranderen
Voor sommige mensen in de zorg is kwaliteit “Iets wat ze erbij moeten doen”, wat leidt tot extra administratie en rapportages. Al snel wordt het dan “vervelend”. ‘De kunst is om mensen duidelijk te maken wat het doel is’, aldus Marleen. ‘We doen het niet omdat het moet, maar omdat we ervan willen leren. Mensen in de zorg willen het beste voor hun cliënt. Als je uitlegt dat we door gegevens te registreren kunnen verbeteren, dan krijg je ze sneller mee.’
‘Mensen in de zorg willen het beste voor hun cliënt. Als je uitlegt dat we door gegevens te registreren kunnen verbeteren, dan krijg je ze sneller mee’
Handiger en efficiënter
‘Bovendien kan dat gesprek ook leiden tot andere keuzes’, vult Janine aan. ‘Want de mensen in de zorgteams weten vaak heel goed hoe ze de zorg kunnen verbeteren en hoe je gegevens daarover kunt vastleggen. Dan kom je samen misschien wel tot de conclusie dat het handiger en efficiënter kan.’
Nooit klaar
Werken aan verminderen van administratieve lasten is nooit klaar. Janine en Marleen: ‘Er verdwijnen regels en lijstjes, maar er komen net zo snel weer nieuwe voor in de plaats. Het onderwerp vraagt voortdurend aandacht. Regels schrappen is goed, maar er is meer nodig. Bijvoorbeeld door ook te schrappen in alle overleggen en plannen van aanpak die heel veel tijd vragen. Minder incident-gebonden reageren en meer vertrouwen hebben in de eigen kennis en kunde binnen de ouderenzorg. Trots zijn op het werk wat we doen en hoe we dat doen. Daar is een cultuuromslag voor nodig.’