5-minutenregistratie: de implementatie van een afschaffing
Gepubliceerd op: 07-06-2022
De 5-minutenregistratie afschaffen is makkelijker gezegd dan gedaan. Afschaffen is in essentie ‘iets niet meer doen’. Klinkt simpel zou je denken, maar het systeem zit ingewikkeld in elkaar, waardoor je heel wat hobbels en valkuilen op de weg naar ‘niet meer willen doen’ kunt tegenkomen. De praktijk blijkt een stuk weerbarstiger.
Afgelopen maanden heeft Vilans meerdere organisaties in de wijkverpleging ondersteund tijdens het afschaffen van de 5-minutenregistratie. Wat blijkt, het vraagt véél meer dan enkel een vinkje omzetten in het administratieve systeem of een kleine aanpassing in de werkwijze. Het vraagt een échte teamprestatie van verzorgenden, wijkverpleegkundigen, managers en de zorgadministratie. Waarbij het primaire proces en de werkzaamheden van het zorgteam centraal staan.
Praktische hobbels bij afschaffen
Twee hele praktische hobbels uit de praktijk van het afschaffen:
- Hoe gebruik je de 'tenzij'? Het is de bedoeling dit uitsluitend te gebruiken bij onverwachte en niet structurele in- of uitloop van een zorgmoment. Regelmatig wordt dit in de praktijk toch nog ingezet als verkapte 5-minutenregistratie achteraf en dus schiet het niet veel op.
- De ICT-koppeling tussen verloning en roosters. Dit zorgt voor praktische problemen in de uitbetaling van gewerkte uren. Zorgorganisaties die hiermee te maken hebben, verzinnen daarvoor diverse noodoplossingen zoals extra codes, waardoor je eigenlijk de ene omweg inwisselt voor de andere.
Succesvolle afschaffers zetten zorgprofessional centraal
Er zijn organisaties die de 5-minutenregistratie wél succesvol hebben afgeschaft. Helaas zijn zij nog niet in de meerderheid, blijkt uit de recente informatiekaart tijdregistratie wijkverpleging van de NZa. Eén ding hebben deze organisaties met elkaar gemeen: ze zetten de zorgprofessionals en hun dagelijkse werk centraal. Vaak is de projectleider een wijkverpleegkundige of zit deze prominent in de projectgroep. Er wordt creatief geëxperimenteerd binnen de verantwoorde kaders op basis van gelijkwaardigheid, vertrouwen en verpleegkundige vakkennis. Altijd met oog voor de meerwaarde voor het primaire proces. Vanuit deze blik wordt gesproken met zorgverzekeraars en ECD/ICT-leveranciers om praktische problemen aan te pakken. Alles om het werk in de praktijk gemakkelijker te maken. Als je het zo samen doet, dan voelt het niet als implementeren, want dan is het gewoon logisch. Lekker werken en goede zorg kunnen leveren, daar draait het toch om?
Afschaffen van regels breder benaderd
Vilans draagt met het programma [Ont]regel de Langdurige Zorg actief bij aan de afschaffing en het voorkomen van onnodige regels met als centraal uitgangspunt de ervaren meerwaarde van de zorgprofessionals in de praktijk. Niet alleen bij de vijf-minutenregistratie, maar ook regeldruk in het algemeen. Zijn jullie als organisatie nog op zoek naar antwoorden? Kijk dan hier voor praktische voorbeelden van andere organisaties, die ervaring hebben opgedaan met het afschaffen van de vijf-minutenregistratie.