Dilemma's ‘Ondersteunen van de verandering’

Het is een complexe en ingewikkelde verandering, de nieuwe manier van het plannen van zorg. De wijkverpleegkundigen hebben wel een verbeterwens. Er is alleen ook verandermoeheid. Bijvoorbeeld vanwege de grote hectiek door corona en bezettingsproblemen. Bekijk wat een passende aanpak is voor jouw organisatie en wat je van medewerkers kunt vragen en verwachten. 

‘Niet meer scannen, dat zal in goede aarde vallen, maar ergens moet dan wel iets anders gebeuren, en dat zal wel weerstand oproepen.’  

 De ervaring leert dat het ook een cultuurverandering is. Je gaat anders met elkaar om en denkt bewust na hoe je anders gaat werken met de zorginhoudelijke onderbouwing van je zorg. Wanneer je z=p=r, t alleen ziet als een verandering van werkwijze, dan is er een valkuil dat de tenzij wordt gebruikt als een ‘verkapte manier’ van 5-minutenregistratie achteraf. En dan heb je geen meerwaarde. Dus wat neem je mee in de aanpak: voornamelijk de werkwijze of ook cultuuraspecten?   

‘Soms is er gewoon niet genoeg kennis over het nieuwe tijdschrijven, en ook de vertaling naar de “nieuwe gewoonten” in de dagelijkse praktijk is lastig. Een routine en manier van denken die je al jaren volgt is niet zomaar van de ene op de andere dag aangepast.’ 

Als je minder of meer tijd kwijt bent dan officieel gepland, moest je dit in de oude situatie registreren. Dit kan in het begin even wennen zijn dat dit niet meer hoeft. Je kunt als zorgprofessional dan ter plekke beslissen of het zorgmoment meer of minder tijd nodig heeft, zonder dat je dit hoeft te registreren. Je rapporteert het alleen in het zorgleefplan. Hoe zorg je ervoor dat deze omslag in denken vertrouwd aanvoelt? 

‘Medewerkers zeggen dat het voelt als frauderen, als je een keer dertig minuten bezig bent in plaats van twintig.’ 

Veel ICT-systemen in organisaties zijn niet optimaal ingericht voor de nieuwe manier van plannen. Hoe ga je samen op zoek naar mogelijkheden binnen en buiten de systemen om de zorgtijd anders te onderbouwen? Op zo’n manier dat dit de nieuwe werkwijze ondersteunt? 

‘Een groot dilemma is het systeem. We doen zoveel mogelijk vooraf en de cliënt kan in de eigen agenda zien wat er gepland is. Maar daar staat alles in, de afspraak staat erin, maar ook indirecte acties. Dan denkt de cliënt dat ze bezoek krijgen. Dan is het een dilemma of je toch van tevoren gaat plannen, want de cliënt denkt dat de wijkverpleegkundige langs zal komen. Dan willen de wijkverpleegkundigen stoppen met van tevoren plannen. Maar dan zeggen wij: we gaan niet stoppen, we gaan het anders inrichten. We hebben een aparte productsoort gemaakt, de zogenaamde indirecte tijd. Die hebben we aangemaakt en we hebben een brief gestuurd naar de cliënten dat indirecte tijd betekent dat de wijkverpleegkundigen kantoorwerkzaamheden doen. En dan moeten die cliënten goed kijken wat er staat in de agenda.'