Naar de nieuwe standaard voor tijdsregistratie in de wijkverpleging? 3 tips!

Overstappen naar de nieuwe registratiestandaard betekent een andere manier van werken. Hoe maakt u een goede start en welke stappen zijn in ieder geval belangrijk? Archipel Thuis, Treant Zorggroep en WZU Veluwe hebben de overstap gemaakt. In dit derde artikel delen ze op basis van hun ervaringen drie belangrijke tips.  

1. Bereid u goed voor  

Voordat u daadwerkelijk de overstap maakt, bedenk dan eerst wat u wilt bereiken met de organisatie, wat en wie u daarvoor nodig heeft. Een projectgroep maakt op basis daarvan een projectplan met verwachtingen en doelstellingen. Dat helpt met het creëren van draagvlak. De drie zorgorganisaties hebben daar het voordeel van gemerkt. 

‘We hebben vanaf het begin af aan de applicatiebeheerder bij het project betrokken, zodat de systemen goed op de nieuwe processen en volgens de regels konden aansluiten. Daarnaast was het goed dat de controllers bij de schrapsessies van Vilans waren. Ze kregen op die manier meer grip op hoe ook de nieuwe manier van registreren inzicht geeft in zorg die verleend is. De publicatie van de regels gaf hun het vertrouwen dat de nieuwe registratiestandaard solide is’, aldus Clementine Jansen, manager thuiszorg, van WZU Veluwe. 

‘Als u overstapt, is het belangrijk dat u alles goed kunt uitleggen. Als u merkt dat collega’s het niet helemaal begrijpen, vraag uzelf dan af hoe u het nog beter kunt uitleggen. Bijvoorbeeld door ervaringen van andere organisaties te delen. Ik heb me vooraf ook verdiept in alle documentatie die te vinden was over deze nieuwe registratiestandaard en deze geanalyseerd, zodat ik alles op een rijtje had. Verder raad ik aan om de ondernemingsraad op tijd erbij te betrekken’, vertelt Sabine Veldhuijzen, projectleider, van Archipel Thuis.  

2. Ga met een pilot aan de slag 

Een pilot helpt om een goed beeld te krijgen van waar u tegenaan kunt lopen als u de overstap gaat maken, zodat u uw aanpak kunt bijsturen bij het verder uitrollen. Alle drie de zorgorganisaties geven aan dat u goed moet kijken met welk team u een pilot kunt gaan doen. Welk team is al enthousiast, bij wie is er weerstand, wat speelt er verder. De collega’s uit een pilotteam kunnen namelijk dan ambassadeurs worden. Zij kunnen collega’s op weg helpen of weerstand bij ze wegnemen.  

3. Rol de overstap in fases uit 

Voor een zo soepel mogelijke overstap adviseren de drie zorgorganisaties om deze gefaseerd uit te rollen. Dus team voor team en gemeente voor gemeente. Dan blijft het behapbaar. 

"Daar zou ik aan toe willen voegen dat u overstapt op een moment dat de meeste van de vaste medewerkers er zijn die volgens de nieuwe registratiewijze gaan werken. Dus beter niet in de zomervakantie, zoals wij dat deden. Belangrijke tip is ook om na een of twee pilots aan de slag te gaan en fouten te durven maken. U kunt niet alles tot in detail uitwerken en vooraf weten. Zeg het er alleen wel bij dat u nog tegen dingen aan zult lopen. Het gaat erom dat u het samen weer oplost", licht leidinggevende Saskia Schnoing toe van Trent.  

Lees meer

• Anders tijd registreren in de wijkverpleging zorgt voor focus op inhoud
• Anders registreren: zo neemt u wijkverpleegkundigen mee  
• Anders registreren: een denkomslag die tijd nodig heeft 

Subsidieregeling Ondersteuning Wijkverpleging

Werkt u bij een zorginstelling die wijkverpleging verleent volgens de Zorgverzekeringswet? En wilt u bijdragen aan meer tijd voor zorg, betere zorg en meer werkplezier in de wijkverpleging? Dan is de Subsidieregeling Ondersteuning Wijkverpleging (SOW) misschien iets voor uw zorginstelling.