Reflectiegesprekken

Een reflectiebijeenkomst heeft een ander karakter dan een teamoverleg of een werkbespreking. In de reflectiebespreking bekijkt een groep medewerkers het eigen werk en de vragen en dilemma’s die ze hierin ervaren. Ook de eigen communicatie kan hiervan een onderdeel zijn. Als leidinggevende stimuleer de medewerkers en begeleiders. Je spreekt met de medewerkers af hoe vaak zij zullen deelnemen aan een reflectiegesprek.

Tips voor een gestructureerde reflectie:

• Ga aan de slag met een (vaste) groep medewerkers. 
• Zorg voor veiligheid en vertrouwen in de groep. Het geven van complimenten en het hanteren van gespreksregels helpen hierbij.
• Werk met een duidelijk opzet en agenda. 
• Zorg voor voldoende tijd om de agenda goed uit te voeren. 
• Werk met een getrainde begeleider die de bijeenkomst voorzit. Deze bewaakt zowel de inhoud als het groepsproces.
• Zorg ervoor dat tijdens de bijeenkomst een of meer medewerkers een praktijksituatie inbrengen.

Tips voor de voorzitter

• Geef als voorzitter het goede voorbeeld.
• Wees alert op non-verbale signalen die een vraag oproepen; het kan zijn dat het een bedreigende of te persoonlijke vraag is.
• Wanneer je als voorzitter impliciete boodschappen of veronderstellingen hoort, nodig de vraagsteller uit deze veronderstellingen te verwoorden.
• Probeer hoofd- en bijzaken te onderscheiden; leg het als vraag op tafel of dit nog meer informatie oplevert.
• Wees alert op vragen waar een oordeel of een oplossing in verweven zit, deze leveren vaak geen bijdrage en kunnen het gesprek blokkeren.

Aandachtspunten voor de voorzitter

• Bewaken dat de reflectie taakgericht én groepsgericht is.
• Actief luisteren en samenvatten.
• Bewust zijn van de werking van vragen in een groep.

Tips over vragen stellen

Vragen stellen is een belangrijke vaardigheid. Vragen zetten de ander aan tot denken en helpen hem te praten over motivatie, gevoelens, problemen of ideeën. Door te vragen kun je als voorzitter van een reflectiebijeenkomst de richting van het denkproces sturen. Het gaat dan vooral om het stellen van open vragen, kunnen doorvragen en het gebruik van reflectievragen

Open vragen

• Gebruik wat, waar, wanneer, hoe, kun je me iets meer vertellen over … vragen. 
• Gebruik liever geen ‘waarom’-vragen, deze kunnen bedreigend overkomen (ter verantwoording roepen). De kern van reflecteren is dat het niet zozeer gaat om 'waarom' maar om 'waardoor'.

Doorvragen 

• Vraag ‘wat bedoel je met ‘ze’?’
• Gebruik ‘welke manieren zie je nog meer?’
• Herhaal het laatste woord vragend: ‘De zaak is vertraagd’. Vertraagd?’

Andere reflectieve vragen

• Gebruik ‘waarin is deze oplossing beter dan de andere?’
• Vraag ‘wat is jullie gemeenschappelijke beeld van deze situatie?’
• Stel de vraag ‘als het niet de bewoner was, maar je moeder, wat zou je dan doen?’
• Gebruik ‘wat is volgens jou nu het belangrijkste probleem en wat is van minder belang?