Reflectiegesprekken

Wat is een reflectiegesprek?

Een reflectiebijeenkomst werkt anders dan een teamoverleg of een werkbespreking. In het reflectiegesprek bekijkt een groep medewerkers hun eigen werk en de vragen en dilemma’s die ze hierin ervaren. Ook de eigen communicatie kan hiervan een onderdeel zijn.

Als leidinggevende stimuleer je de medewerkers en begeleiders. Je spreekt met de medewerkers af hoe vaak zij meedoen aan een reflectiegesprek.

Tips voor een structuur in het reflectiegesprek:

• Ga aan de slag met een vaste groep medewerkers.
• Zorg voor veiligheid en vertrouwen in de groep. Het helpt om complimenten te geven en gespreksregels te hebben.
• Werk met een duidelijke opzet en agenda voor de gesprekken.
• Zorg dat er genoeg tijd is om de agenda te doorlopen.
• Werk met een getrainde begeleider die de bijeenkomst voorzit. Deze begeleider bewaakt zowel de inhoud als het groepsproces.
• Zorg dat tijdens de bijeenkomst één of meer medewerkers een situatie uit de praktijk inbrengen.

Tips voor de voorzitter

• Geef het goede voorbeeld aan de rest van de groep.
• Let op non-verbale signalen die een vraag bij iemand oproept. Het kan zijn dat de vraag bedreigend of te persoonlijk is voor die persoon.
• Hoor je verborgen boodschappen of aannames? Vraag die persoon dan om deze onder woorden te brengen.
• Probeer hoofdzaken en bijzaken van elkaar te scheiden en vraag de groep of dit nog meer informatie oplevert.
• Let op vragen waar een oordeel of een oplossing in verborgen zit. Dit soort vragen draagt vaak niets bij en kan het gesprek blokkeren.

Aandachtspunten

• Houd in de gaten dat de reflectie taakgericht en groepsgericht is.
• Luister actief en vat samen.
• Wees je bewust van de werking van vragen in een groep.

Tips voor vragen

Vragen stellen is een belangrijke vaardigheid. Vragen zetten de ander aan tot denken en helpen te praten over motivatie, gevoelens, problemen of ideeën. Als voorzitter van een reflectiebijeenkomst kun je met vragen het denkproces sturen. Het gaat dan vooral om open vragen stellen, doorvragen en reflectievragen gebruiken.

Open vragen

• Begin je vragen met 'wat', 'waar', 'wanneer', 'hoe', 'kun je me iets meer vertellen over …'.
• Gebruik liever geen 'waarom'-vragen. Deze kunnen bedreigend overkomen, alsof je iemand ter verantwoording roept. De kern van reflecteren is dat het niet zozeer gaat om 'waarom' maar om 'waardoor'.

Doorvragen

• Vraag 'Wat bedoel je met "ze"?'.
• Gebruik 'Welke manieren zie je nog meer?'.
• Herhaal het laatste woord vragend.

Andere reflectieve vragen

• Gebruik 'Waarin is deze oplossing beter dan de andere?'.
• Vraag 'Wat is jullie gemeenschappelijke beeld van deze situatie?'.
• Stel de vraag 'Als het niet de bewoner was maar je moeder, wat zou je dan doen?'.
• Gebruik 'Wat is volgens jou nu het belangrijkste probleem en wat is minder van belang?'.