Deel deze pagina via:
Spraakgestuurd rapporteren levert Mijzo tijdswinst van 30% op
Gepubliceerd op: 03-01-2023
Zorgorganisatie Mijzo onderzoekt nieuwe technologieën om de zorg in de toekomst te verbeteren en zorgmedewerkers te ontlasten. Recentelijk is in het elektronisch cliëntdossier (ECD) van Mijzo de functie van spraakgestuurd rapporteren toegevoegd. Dit efficiënte rapportagesysteem draagt bij aan het verminderen van administratieve taken en resulteert in een tijdsbesparing van maar liefst 30% voor zorgmedewerkers. ActiZ heeft gesproken met Karen Gerk, lid van het serviceteam, en Wilma van Hees van Wiggen, verpleegkundige in het serviceteam. Zij vertellen over de succesvolle implementatie.
Toen Ecare, de leverancier van ECD-software (dossier PUUR), Mijzo benaderde om deel te nemen aan een pilot voor spraakgestuurd rapporteren, was er meteen enthousiasme. Het doel was om de zorg meer toekomstbestendig te maken. Karen Gerk, een medewerker van het serviceteam, legt uit: 'We streven ernaar om in de toekomst kwalitatieve zorg te blijven bieden aan onze cliënten, maar met minder beschikbaar personeel. Dit vereist een nieuwe benadering waarbij we de organisatie van de zorg moeten heroverwegen. Spraakgestuurd rapporteren is een technologische oplossing die hieraan bijdraagt. Het kost zorgmedewerkers minder tijd om verslagen te maken, waardoor de zorgcapaciteit wordt verhoogd.'
Meer over spraakgestuurd rapporteren
In het Elektronisch Cliëntendossier is een opnameknop toegevoegd. Door op deze knop te klikken, start een opname. Tijdens het inspreken verschijnt de rapportage automatisch in het tekstvak. Het systeem genereert correcte zinnen en gebruikt leestekens. Wilma van Hees van Wiggen merkt op: 'Het toevoegen van deze functionaliteit aan ons bestaande ECD is uniek. Aangezien medewerkers al vertrouwd zijn met dit systeem, is de verandering minimaal en wordt de gebruiksvriendelijkheid hoog gewaardeerd.' De spraakgestuurde rapportagefunctionaliteit is ontwikkeld door Attendi, een technologisch ontwikkelaar gespecialiseerd in spraakoplossingen voor de zorgsector. Ecare heeft vervolgens deze functie geïntegreerd in haar dossier, waarbij Mijzo data heeft aangeleverd en ingesproken, waardoor de eerste pilot in de ouderenzorg kon worden uitgevoerd.
Zorgorganisatie Mijzo biedt zowel intra- als extramurale ouderenzorg en geriatrische revalidatiezorg in de regio's Midden- en West-Brabant.
Implementatie
Mijzo lanceerde een pilot van drie maanden op een van hun woonzorglocaties. Verpleegkundige Wilma van Hees van Wiggen legt uit: 'We zijn er blanco ingestapt, zonder verwachtingen maar met veel enthousiasme. Vanaf het begin waren twee zorgmedewerkers betrokken, die veel rapportages hebben ingesproken om te oefenen. Op deze manier leerde ontwikkelaar Attendi onze taal spreken en kreeg inzicht in veelgebruikte woorden. In de beginfase was de foutmarge 15 procent, maar op dit moment is dat slechts 4 tot 5%. Het serviceteam, waar Karen Gerk en ik deel van uitmaakten, stond gedurende de hele pilotperiode klaar voor vragen vanuit de organisatie.'
Gerk voegt toe: 'Een goede wifi-verbinding en geschikte hardware zijn essentieel om te kunnen starten. Mijzo heeft hierin aanzienlijk geïnvesteerd. Daarnaast is een duidelijke visie vanuit het management cruciaal. Als er wordt geconstateerd dat het gebruik binnen een team afneemt, helpt het als een teammanager hierover het gesprek aangaat en eventuele obstakels wegneemt. We merken dat het gebruik van spraakgestuurd rapporteren binnen de teams samenhangt met de gedrevenheid van de teammanager.'
Oefening baart kunst
Niet alle medewerkers bij Mijzo tonen evenveel enthousiasme. Gerk legt uit: 'Jongere medewerkers zijn gewend om veel te typen en aarzelen om tegen een apparaat te spreken. Hiervoor moeten ze uit hun comfortzone stappen. Maar oefening baart kunst: Na 30 keer wordt het normaal.'
Gerk gaat verder: 'Bovendien is verandering altijd uitdagend. Elke medewerker heeft zijn eigen manier van werken. Sommigen rapporteren bijvoorbeeld aan het einde van hun dienst en maken tussendoor korte aantekeningen op een briefje, dat ze later verwerken in het ECD. Als je direct rapporteert na het helpen van de cliënt, bespaart dit wel 10 seconden ten opzichte van een geschreven verslag. Uit de evaluatie blijkt dat dit in totaal vijf minuten per cliënt scheelt. Het doorbreken van bestaande werkpatronen is echter noodzakelijk en kost tijd.'
Tijdswinst
Op dit moment zijn zorgmedewerkers in de intramurale ouderenzorg ongeveer zes uur en twintig minuten per week kwijt aan verslaglegging, uitgaande van een werkweek van 36 uur. Een zorgmedewerker die werkt met spraakgestuurd rapporteren kan deze tijdsbesteding met ten minste 30% reduceren.
De toekomst
Momenteel gebruiken elf locaties van Mijzo spraakgestuurd rapporteren. In 2023 wil Mijzo spraakgestuurd rapporteren binnen de hele organisatie gaan doorvoeren, inclusief de wijkverpleging. Van Hees van Wiggen vertelt: ‘Ook is Attendi de mogelijkheden voor uitbreiding in het ECD aan het bekijken, zoals observatie rondom wondzorg en vitale functies zoals bloedruk meten. Mijzo is op dit moment aan het onderzoeken of we spraakgestuurd rapporteren kunnen implementeren tijdens de gesprekken met de arts. Dit is onlangs getest en geëvalueerd. Er ging namelijk regelmatig informatie verloren. Door direct in te spreken in het bijzijn van de arts, kan de arts aanvullen, eventueel herhalen en de ingesproken rapportage toetsen. Dit zorgt voor minder foutgevoeligheid.’
Tips voor andere vernieuwers
Wil jouw organisatie ook aan de slag met spraakgestuurd rapporteren? Hierbij 3 tips van Wilma en Karen om te starten:
- Verzamel ambassadeurs en zorg voor gedragenheid binnen de hele organisatie. Het management speelt hierin een belangrijke rol.
- Oefenen: durf uit je comfortzone te stappen door te oefenen met het inspreken van rapportages.
- Geef het de tijd: Houd er rekening mee dat verandering tijd kost. Geef medewerkers de tijd om te wennen aan deze nieuwe werkwijze.