Naar de kern van de regeldruk met de visgraatmethodiek

‘De visgraatmethodiek komt oorspronkelijk uit de Lean-aanpak, vertelt Lotte Smit, onderzoeker bij Vilans. ‘Wij hebben de methode toegespitst op de gezondheidszorg.’ De visgraatmethodiek zet je in als je tegen een probleem aanloopt. Het helpt je om oorzaken te categoriseren. Maar nog belangrijker: door bij elke oorzaak de waarom-vraag te stellen - zo vaak als nodig - kom je uiteindelijk bij de dieperliggende kern. En waarom wil je daar komen? Omdat je anders het probleem niet kunt oplossen. Lotte maakt een vergelijking met schimmel op de muur: ‘Je kunt er wel eroverheen verven, maar daarmee raak je de schimmel niet kwijt. Daar is meer voor nodig, bijvoorbeeld een mechanische ventilatie.’

De methodiek

Een sessie met de visgraatmethodiek duurt anderhalf à 2 uur. Organiseer je de sessie live? Dan zijn je benodigdheden een groot stuk papier, verschillende kleuren geeltjes en stiften. Online kun je een online whiteboard zoals Mural gebruiken. Simone van Vugt, adviseur bij Vilans, licht de methodiek toe. ‘Een vis heeft meerdere graten. Elke graat is een categorie. Denk aan management of beleid, processen, kennis of scholing, omgeving of externe factoren, medewerkers en mensen, apparatuur en systemen. Je bent vrij om de categorieën zelf te kiezen, passend bij jouw probleem.’ Simone geeft de tip om het aantal graten te beperken tot 6. En om niet al te lang stil te staan bij het categoriseren. ‘De plek op de visgraat is minder belangrijk dan het uitdiepen.’

Eén procesbegeleider

Voor een sessie met de visgraatmethodiek nodig je 5 tot 8 mensen uit, vanuit de hele organisatie. De enige voorwaarde is dat ze op een of andere manier bij het probleem betrokken zijn. Ook is er één procesbegeleider, die de tijd in de gaten houdt en de vragen stelt. Simone: ‘De procesbegeleider mengt zich niet in de inhoud. Zorg dat het iemand is die goed doorvraagt. Soms kan het handig zijn als de procesbegeleider niets van het probleem afweet!’

De procesbegeleider zet het probleem in de kop van de visgraat en vraagt de deelnemers waarom dit een probleem is. Iedereen schrijft zijn antwoord op een post-it. Deze post-its worden over de categorieën verdeeld. En dan begint het doorvragen. ‘Per geeltje doe je dat 3 tot 5 keer, totdat je de kern bereikt. Naast de waarom-vraag kun je ook hulpvragen als “wat deed je”, “wat zag je” en “wat voelde je” stellen.’ Dit resulteert in een aantal kernoorzaken. ‘Bespreek nu met elkaar welke kernoorzaken de belangrijkste zijn en kies één uit waarmee je aan de slag gaat.’

Formuleer het probleem stellig

Natuurlijk wordt in het Ontregelcafé ook geoefend met de visgraatmethodiek. Een beetje onwennig, want het ‘probleem’ is fictief: ‘medewerkers ervaren het melden van incidenten als een last’. ‘Formuleer het probleem altijd stellig’, raadt Simone aan. ‘Dus niet als vraag. Het is immers een gevolg, jij gaat op zoek naar de oorzaken.’ Een van de oorzaken die de aanwezigen noemen is ‘onbekendheid met verplichte en niet-verplichte vragen’. Simone vraagt door: hoe komt dat? Misschien omdat in het formulier niet duidelijk staat welke vragen verplicht zijn, oppert een van de aanwezigen. En dat kan komen doordat de organisatie niet toetst of formulieren wel werken in de praktijk, vult een ander aan. ‘Nu hebben we iets moois te pakken’, zegt Simone. ‘Het lijkt erop dat we hier een kernoorzaak hebben.’

Simone besluit het Ontregelcafé met nog wat tips. Bijvoorbeeld dat het belangrijk is om een goed team samen te stellen. ‘Mensen van verschillende disciplines, die allemaal iets met het probleem te maken hebben. Vergeet vooral het management niet, de kernoorzaak ligt vaak niet in de dagelijkse praktijk. En let op dat het mensen met commitment zijn, die het mandaat en ruimte hebben om het probleem op te lossen.’